Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Northern Forest & Wood ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 26.2.2021. Viimeisin muutos 26.2.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Northern Forest & Wood ry, Nuottatie 6 A, 96300 Kuusamo

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tanja Koukkula, [email protected], +358 40 676 4016

3. Rekisterin nimi

Northern Forest & Wood ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– Henkilön suostumus
– Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– Yhdistyksen toiminnan tarkoitukseen liittyvän jäsentyön hoitaminen

– Rekisterinpitäjän oikeutettu etu:

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on jäsensuhteen hoitaminen, yhdistyksen toimintaan liittyvien palveluiden tarjoaminen ja tuotanto, mukaan lukien tapahtumien järjestäminen. Henkilötietoja käsitellään vain siinä määrin kuin on tarpeen em. tarkoitusten toteuttamiseksi ja tavalla, jota rekisteröidyt voivat kohtuudella odottaa tietoja antaessaan.

Tietoja kerätään ensisijaisesti rekisterinpitäjän, Northern Forest & Wood ry:n, toiminnan tarkoituksen hyväksyviltä ja jäsenyydestä tai yhteistyöstä kiinnostuneilta yrityksiltä, yhteisöiltä ja yksityishenkilöiltä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito jäsenyrityksiin ja sidosryhmiin, jäsensuhteen ja sidosryhmäyhteistyön ylläpito, tiedotus tms. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai markkinoinnin profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: yritys/organisaatio, kontaktihenkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja yhteistyöhön liittyvät tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Yritystietoja voidaan julkaista yhdistyksen tarjoamissa palveluissa (esimerkiksi jäsenrekisteri). Yritysasiakas voi itse muokata näkyvyyttään palveluissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää tapahtumien yhteisjärjestäjille ja julkisrahoitteisten projektien rahoittajille tai muille vastaaville julkishallinnon edustajille vain siinä määrin kuin on tarpeen tai niiltä osin, kun on asiakkaan kanssa erikseen sovittu.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU / ETA-maiden ulkopuolelle. Yksittäisissä tapauksissa yhteystietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille.

Henkilötietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).